La integración Cliniweb - PeachTree que existe hoy día se realiza a través de la descarga, desde Cliniweb, de un archivo CSV (archivo de valores separados por comas) que contiene las transacciones de Ventas del periodo seleccionado. Este archivo es cargado posteriormente, de forma manual, a PeachTree.
Existen dos opciones para la integración:
1. Si su empresa utiliza el Método Efectivo para llevar la contabilidad, es decir, no tiene Cuentas por Cobrar, la opción para descargar las transacciones desde Cliniweb será PeachTree Cash Receipts. Esta opción generará un archivo con los datos de las transacciones que componen el Monto Recibido. El asiento contable resultante en PeachTree tendrá una línea por cada transacción, con la información del Nro. de factura en Cliniweb, el nombre del paciente y la descripción del procedimiento cobrado, tanto para la cuenta deudora, como para la cuenta respectiva de Ingreso. Los débitos del asiento contable resultante, se registrarán en una única cuenta, como Caja, Caja General o Fondos sin Depositar. El Cliente deberá reclasificar desde esta cuenta si lo considera necesario, por ejemplo, a las cuentas de Bancos. Los créditos se registrarán a las cuentas de ingresos que haya definido el Cliente para cada uno de los Servicios y Procedimientos involucrados en la facturación.
2. Si su empresa utiliza el Método Devengado para llevar la contabilidad, es decir, lleva Cuentas por Cobrar, la opción para descargar las transacciones desde Cliniweb será PeachTree Journal Entry. Esta opción generará un archivo con los datos de las transacciones que componen el Monto Facturado. El asiento contable resultante en PeachTree tendrá una línea por cada cuenta contable afectada y el monto será un acumulado de los montos de las transacciones que afecten dicha cuenta, para el periodo seleccionado. Nuestros clientes utilizan las cuentas por cobrar registradas en Cliniweb como auxiliar de las cuentas por cobrar registrada en PeachTree, sistema en el cual se lleva el saldo global de dicha cuenta para efectos de las declaraciones de renta.
A continuación, los requerimientos para la integración Cliniweb – PeachTree, con la finalidad de importar los ingresos registrados en Cliniweb.
En PeachTree:
El cliente debe tener establecido un procedimiento para backup y restauración de la data en PeachTree.
El Cliente debe contar con una empresa demo o de pruebas en PeachTree, con el mismo catálogo de cuentas contables que la empresa original. En esta empresa se harán las pruebas de integración.
El Cliente debe tener Backup de la data real de PeachTree.
Es necesario determinar el formato de fecha del Regional Setting de la computadora donde se va a realizar la integración.
En caso que la integración sólo contemplen las transacciones que conforman el Monto Recibido, es requerido que en Peachtree exista un cliente creado con el ID MCW.
En Cliniweb:
Crear las cuentas contables que intervienen en el registro de los ingresos, utilizando los mismos códigos de cuenta del Plan Contable que la empresa mantiene en PeachTree.
Los tipos de cuenta que deben estar creadas en Cliniweb son:
Caja
Banco
Cuentas por Cobrar
Inventario
Ingresos
Costo de Inventario
Para las dos actividades anteriores, el Cliente nos enviará el Plan Contable que mantiene en PeachTree y nuestro personal de Soporte hará la definición de las cuentas.
Luego de creadas las cuentas contables, el Cliente deberá asegurarse que todos los servicios, procedimientos y productos creados, tengan seleccionada la cuenta correcta de Ingreso y Costo.
Cliniweb podrá generar correctamente el archivo de exportación de datos a PeachTree, una vez estén configuradas correctamente todas las cuentas mencionadas. La actualización de cuentas no se realiza en forma retroactiva, sino al momento de generar la facturación, de allí la importancia de definir las cuentas en Cliniweb lo antes posible.