La integración Cliniweb - PeachTree que existe hoy día se realiza a través de la descarga, desde Cliniweb, de un archivo CSV (archivo de valores separados por comas) que contiene las transacciones del periodo seleccionado. Este archivo es cargado posteriormente, de forma manual, a PeachTree.
Pasos a seguir
Desde Cliniweb:
1. Haga clic en el Menú Principal de su sistema Cliniweb.
2. Haga clic en la sección Clinigold, luego seleccione la opción Ventas.
3. Para ubicar las transacciones que desea cargar en el PeachTree, despliegue y seleccione la opción predeterminada correspondiente en el campo Fecha o indique el rango de fechas en los campos Desde / Hasta.
4. Seleccione el valor Todos en los filtros Responsable y Producto o Servicio, a menos que Ud. desee segmentar los registros a cargar en PeachTree.
5. Haga clic en Filtrar.
6. Se mostrará el listado de transacciones del periodo seleccionado. Luego haga clic en el botón Exportar.
7. El sistema mostrará entre las opciones aquellas que se utilizan para generar el archivo con la información a PeachTree:
PeachTree Cash Receipts: Esta opción generará un archivo con los datos de las transacciones que componen el Monto Recibido. El asiento contable resultante en PeachTree tendrá una línea por cada transacción, con la información del Nro. de factura en Cliniweb, el nombre del paciente y la descripción del procedimiento cobrado, tanto para la cuenta de Caja, como para la cuenta respectiva de Ingreso.
PeachTree Journal Entry: Esta opción generará un archivo con los datos de las transacciones que componen el Monto Facturado. El asiento contable resultante en PeachTree tendrá una línea por cada cuenta contable afectada y el monto será un acumulado de los montos de las transacciones que afecten dicha cuenta, para el periodo seleccionado.
8. Una vez haga clic en la opción PeachTree Cash Receipts o PeachTree Journal Entry, aparecerá una archivo .csv, listo para abrirse en Excel, en la esquina inferior izquierda de su pantalla.
9. Haga clic en el archivo y guárdelo en su computador, en un directorio que pueda ubicar luego. Le recomendamos colocarle al archivo un nombre que identifique claramente el periodo al que correponden las transacciones que incluye, por ejemplo: ventasdel01ene2018al31ene2018.csv. Es importante llevar el control de los registros que se cargan a PeachTree, dado que el método empleado para cargar transacciones no valida registros repetidos.
10. Al guardar el archivo, Excel puede pedir confirmación sobre el tipo de archivo que quiere guardar. Asegúrese de mantener el formato .csv.
Desde PeachTree:
A continuación se describen los pasos para cargar un archivo generado con la opción PeachTree Cash Receipts.
1. Antes de hacer la importación de los datos de las transacciones desde PeachTree, debe asegurarse de lo siguiente:
a) Contar con un procedimiento para backup y restauración de la data en PeachTree.
b) Tener disponible el periodo considerado en los datos, para su correcto registro.
c) Conservar el mismo formato de fecha presente en la computadora, al momento de efectuarse las pruebas de integración.
2. Haga clic en la opción File, del menú principal de PeachTree, luego haga clic en Select Import/Export.
3. Le aparecerá la ventana Select Import/Export. En ella, asegúrese que esté elegida la opción Account Receivable en el recuadro de la izquierda y Ventas-MCW en el recuadro a la derecha. Luego, haga clic en la opción Import.
4. Haga clic en la pestaña Options y luego seleccione el archivo para Importar, generado desde Cliniweb, haciendo clic en Play.
5. Una vez elegido el archivo, haga clic en OK. Se le mostrará un mensaje recordándole la necesidad de contar con un backup. Haga clic en el botón Aceptar u OK y se cargarán los datos a PeachTree en el periodo correspondiente a la fecha de los registros consultados en Cliniweb.